Privacy

Privacy Reglement
Vastgesteld 24-1-2019
1 | Over Impact
Impact is de banenmaker van Kampen, Dronten en omstreken. Impact helpt personen met een afstand tot de arbeidsmarkt (een stuk) op weg naar werk, of biedt hen begeleiding in werk (Re-integratie). Of Impact biedt hen een dienstverband of werkplek (Verloning, WSW, Beschut Werk, Dagbesteding). Wij ontwikkelen de re-integratie-klant of medewerker naar zijn maximale arbeidsmogelijkheden.
Om dit te kunnen doen voert IMpact werk uit voor andere bedrijven of plaatst Impact medewerkers en klanten bij een ander bedrijf.
Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van persoonsgegevens. Wij vinden het van groot belang dat zorgvuldig met persoonsgegevens wordt omgegaan. Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de privacywetgeving (AVG).
Hoe wij dat doen is in dit reglement beschreven. Dit reglement geldt voor Stichting IMpact en alle aan IMpact verbonden organisaties.
Onze contactgegevens
Stichting IMpact
Hoofdvestiging Gildestraat 1 8263 AH Kampen
Nevenvestiging De Boorn 15 8253 RA Dronten
Postadres Postbus 184 8260 AD Kampen
info@impact.nl
(038) 331 59 44
Functionaris Gegevensbescherming
IMpact heeft een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld, die toezicht houdt op de verwerking van persoonsgegevens binnen IMpact en bij haar verwerkers:
De heer N.U. Polman
eddypolman@impact.nl
(06) 127 433 72
2 | Gebruik persoonsgegevens
2.1 | Type persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn gegevens die herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. In de privacywet heet zo’n persoon een betrokkene.
IMpact verwerkt deze algemene persoonsgegevens: NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mail, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, geslacht, BSN, intern personeelsnummer, trajectnummers voor de communicatie met onze opdrachtgevers;
Omdat IMpact werkt voor en met personen met een afstand tot de arbeidsmarkt en deze ook bemiddelt naar arbeid, worden ook daarover gegevens vastgelegd. Dit betreft gegevens als: uitkerings- en CV-gegevens, gegevens over de (arbeids)handicap en belemmerende factoren voor arbeid, gegevens over de werknemersvaardigheden en arbeidsmogelijkheden van de betrokkene. Soms bevatten deze gegevens ook gegevens over de gezondheid van de betrokkenen.
Van betrokkenen die een dienstverband hebben met IMpact of één van de aan haar verbonden organisaties worden persoonsgegevens vastgelegd die nodig zijn voor de uitvoering van het dienstverband: IBAN-rekeningnummer, loongegevens, ID-kaart en -nummer, huwelijkse staat en gegevens over ziekmeldingen en een telefoonnummer om in geval van nood een bekende van de medewerker te kunnen bereiken.

2.2 | Herkomst persoonsgegevens

IMpact werkt in opdracht van gemeenten, UWV, werkgevers, begeleidingsorganisaties en scholen. Van deze partijen ontvangt IMpact in de meeste gevallen een flink deel van de genoemde persoonsgegevens in de vorm van aanmeldinformatie, een werkplan of indicatiedossier.
Verdere persoonsgegevens vraagt IMpact rechtstreeks aan de betrokkenen.

2.3 | Typen betrokkenen.

IMpact legt persoonsgegevens vast van verschillende typen betrokkenen:
- personeel met een WSW-dienstverband;
- personeel met een Re-integratie-achtergrond (Beschut Werk, afstand tot de arbeidsmarkt) of overig uitvoerend personeel;
- personen in een Re-integratietraject of dagbesteding;
- personeel in overhead of die (bege)leiding bieden aan bovenstaande typen betrokkenen;
- personen met wie wij een zakelijke relatie hebben.
Per type betrokkene heeft IMpact vastgesteld welke persoonsgegevens vastgelegd dienen te worden voor het dienstverband van of de dienstverlening aan de betrokkene. Dat verschilt per type betrokkene en sluit aan bij de doelstelling van het gebruik van de persoonsgegevens (zie hoofdstuk 3).

3 | Doelstelling gebruik

3.1 | Gebruik van de persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in overeenstemming met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
3.2 | Algemene doelstelling
IMpact verwerkt persoonsgegevens om:

de dienstverlening of het dienstverband van de betrokkene te kunnen uitvoeren en/of betrokkenen een werkplek te kunnen bieden. In de volgende artikelen is dit voor specifieke typen betrokkenen uitgewerkt;
de administratieve verwerking van de dienstverlening of het dienstverband te kunnen uitvoeren, waaronder ook rapportage en verantwoording aan het bestuur van IMpact en aan opdrachtgevers;
te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

3.3 | Doelstellingen re- integratie en dagbesteding
Voor betrokkenen in een re-integratietraject of dagbesteding verwerkt IMpact persoonsgegevens met deze doelstelling:

het komen tot (arbeids)participatie van klanten. Deze klanten kunnen een uitkering ontvangen en/of zijn niet in staat zelfstandig een arbeidsplaats te verwerven en te behouden.
het bevorderen van de re-integratie van geheel of gedeeltelijk zieke en/of arbeidsongeschikte klanten die in dienst van een Opdrachtgever zijn uitgevallen.

Dat doet IMpact door:

onderzoek naar de arbeidsmogelijkheden van de klant aan de hand van criteria zoals genoten werknemersvaardigheden, opleiding, werkervaring, eventuele fysieke of psychische beperkingen en arbeidsvoorkeur;
vergroten van de arbeidsmogelijkheden van de klant en zijn kansen op de arbeidsmarkt;
plaatsen van de klant bij een (andere) werkgever in passende arbeid;
begeleiden van de klant bij zijn werkgever;
het bieden van dagbesteding.

3.4 | Doelstellingen WSW en Re-integratie-personeel
Voor personen met een WSW-dienstverband of een dienstverband vanuit een re-integratie-achtergrond verwerkt IMpact persoonsgegevens met deze doelstelling:

het bieden van een dienstverband aan personen met (meestal) een afstand tot de arbeidsmarkt;
het bieden van een werkplek aan deze personen.

Dat doet IMpact door:

beoordeling en ontwikkeling van de arbeidsmogelijkheden en belemmeringen van de medewerker, rekening houdend met het arbeidsverleden, de grootte en aard van de afstand tot de arbeidsmarkt;
bieden van een bij de arbeidsmogelijkheden van de medewerker passende werkplek binnen IMpact;
detacheren van de medewerker naar een passende werkplek bij een externe werkgever.

3.5 | Doelstellingen Ondersteunend personeel
Voor ondersteunend personeel verwerkt IMpact gegevens met deze doelstelling:

het bieden van een dienstverband aan deze medewerkers;
het bieden van een werkplek in de overhead of in de begeleiding en aansturing van WSW-personeel, re-integratiepersoneel en re-integratie-klanten.

4 | Grondslagen
4.1 | Welke grondslagen
Elk persoonsgegeven wordt bewaard op basis van een grondslag. De grondslag om een bepaald type persoonsgegeven vast te leggen verschilt per verwerking en per type gebruiker. IMpact legt gegevens vast op basis van deze grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst.
- IMpact heeft veel medewerkers in dienst. Wij verwerken de persoonsgegevens in dat geval op basis van de arbeidsovereenkomst met de medewerker.
- Van personen die een re-integratietraject volgen binnen IMpact worden de persoonsgegevens vastgelegd op basis van de overeenkomst die wij met henzelf en/of de opdrachtgever voor het traject hebben afgesloten.
- Van relaties leggen wij persoonsgegevens vast voor het doen van een aanbod, de totstandkoming en uitvoering van de overeenkomst met een relatie.
Voor de uitvoering van de overeenkomst legt IMpact ook gevoelige persoonsgegevens vast, zoals gegevens over (arbeids)handicap of gezondheid.
Wettelijke verplichting.
- Diverse verwerkingen van persoonsgegevens door IMpact zijn noodzakelijk om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Dit betreffen gegevens die wij over medewerkers moeten vastleggen t.b.v. de belastingdienst (inkomstengegevens), vanwege de wet verbetering poortwachter (ziektegegevens) of de no-riskpolis van de medewerker, vanwege wettelijke financiële controle en vanwege het onderhouden van veilige ICT omgeving (i.v.m. de AVG)
- IMpact is door de gemeenten Kampen en Dronten opgedragen de Wet Sociale Werkvoorziening uit te voeren.
Gerechtvaardigd belang
De persoonsgegevens die wij voor een bepaalde verwerking vastleggen op basis van gerechtvaardigd belang, leggen wij grotendeels ook al voor andere verwerkingen vast, op basis van overeenkomst of wettelijke verplichting. Dit doen wij om de dienstverlening aan onze medewerkers, klanten en opdrachtgevers op voldoende niveau te kunnen uitvoeren of onze medewerkers en klanten voldoende werk te verschaffen. Dat doen wij om één van de volgende redenen:
- plaatsing van een medewerker op een passende werkplek (intern of bij en externe werkgever);
- plannen van de werkzaamheden in de werkleerbedrijven;
- af kunnen leggen van verantwoording aan onze eigenaren en opdrachtgevers;
- kunnen maken van rapportages voor sturen en leiden van de organisatie;
- kunnen onderhouden van contact met betrokkenen, met onze relaties over huidige en toekomstige dienstverlening;
- kunnen vastleggen van persoonsgegeven in mobiele telefoons t.b.v. opnemen contact;
- contact kunnen leggen en gegevens kunnen uitwisselen per mail;
- in geval van nood contact kunnen opnemen met een bekende van onze medewerker/klant;
- stabiele beveiliging en verwerking van de persoonsgegevens.
Twee typen persoonsgegevens leggen wij niet ook in een andere verwerking vast en baseren wij dus puur op gerechtvaardigd belang:
- Laatste uitkering vóór indiensttreding van medewerkers (nodig in de verantwoording van de prestaties van onze eigenaren en opdrachtgever);
- Naam partner of noodcontact (voor noodgevallen).
Toestemming. Indien wij andere gegevens willen vastleggen over personen, dan vragen wij daar altijd schriftelijk toestemming voor van de betrokkene. De betrokkene kan deze toestemming ten allen tijde, zonder opgaaf van redenen weer intrekken.

4.2 | Gevolgen van niet verstrekken van persoonsgegevens

Wanneer de betrokkene persoonsgegevens niet verstrekt die IMpact op grond van een overeenkomst of wettelijke verplichting nodig heeft voor de dienstverlening aan de betrokkene en/of zijn opdrachtgever, dan gaat IMpact hierover met de betrokkene in gesprek.
Wanneer de betrokkene bij zijn weigering blijft, kan IMpact besluiten het dienstverband met de betrokkene niet aan te gaan of te beëindigen, of de dienstverlening aan de klant te beëindigen.
IMpact moet de weigering in een aantal gevallen melden bij de opdrachtgever of uitkeringsinstantie van de medewerker of klant.

5 | Systemen/Locatie/Verwerkers
5.1 | Systemen

De persoonsgegevens zijn opgeslagen in eigen systemen en applicaties van IMpact, maar ook in systemen en applicaties van externe verwerkers, waar IMpact gebruik van maakt. Daarnaast maakt IMpact gebruik van opslag van gegevens op papier.

5.2 | Verwerkers

Verwerkers van IMpact zijn andere organisaties en bedrijven die toegang hebben tot of werken met de persoonsgegevens van IMpact. Of die een verwerking van de persoonsgegevens uitvoeren met die gegevens in opdracht van IMpact.
Met alle verwerkers heeft IMpact een overeenkomst afgesloten, waarin de verwerkers garanderen de persoonsgegevens zorgvuldig en volgens de eisen van de Privacywet (AVG) en IMpact te verwerken, bewaren en beveiligen.
Categorieën verwerkers namens IMpact zijn:
- beheerder van de systemen van IMpact;
- leveranciers van de applicaties van IMpact in de eigen systemen, ten bate van onderhoud en support;
- leveranciers van internet-applicaties waarvan IMpact gebruik maakt voor klantontwikkeling, salarisadministratie en detacheringsuren;
- arbodienst;
- accountant;
- organisaties die IMpact heeft ingehuurd in het kader van de begeleiding van re-integratie-klanten.

5.3 | Opslag data binnen de EU
Alle data van IMpact, zowel in de eigen systemen als bij externe verwerkers worden bewaard binnen de Europese Unie.

6 | Beveiliging van de persoonsgegevens

IMpact beschermt de persoonsgegevens die wij verwerken zo goed mogelijk tegen verlies, aantasting of onrechtmatig gebruik.
IMpact neemt passende beveiligingsmaatregelen om de veiligheid en nauwkeurigheid van die gegevens te waarborgen en bewaakt dat deze actueel blijven.
IMpact ziet er op toe dat beveiligingsvoorschriften voor de persoonsgegevens worden opgesteld en nageleefd.
Wanneer, ondanks die maatregelen, sprake is van een datalek, dan heeft IMpact een procedure voor het op juiste wijze melden en afhandelen daarvan.

7 | Toegang tot de persoonsgegevens

Uitsluitend bevoegde en relevante medewerkers van IMpact hebben toegang tot de persoonsgegevens van een betrokkene, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taak.
Daarnaast hebben personen toegang tot de gegevens die belast zijn met de betrouwbaarheid, onderhoud en beveiliging van de gegevens en systemen. Dit zijn zowel medewerkers van IMpact als medewerkers van externe verwerkers. Ook zij hebben uitsluitend toegang tot de systemen voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taak.
Iedere gebruiker van persoonsgegevens heeft een strikte geheimhoudingsplicht voor de gegevens waarvan hij op grond van die toegang kennis neemt. Dit geldt zowel interne gebruikers als die bij externe verwerkers.

8 | Verstrekken van persoonsgegevens aan derden

IMpact verstrekt persoonsgegevens niet aan derden tenzij:
- dit verplicht is in het kader van een wettelijk voorschrift (overheden en arbodiensten);
- dit noodzakelijk is vanwege de overeenkomst die wij met betrokkene of zijn opdrachtgever hebben (opdrachtgevers re-integratie-trajecten, inleners detachering);
- Incidenteel wanneer dit noodzakelijk is voor een stabiele IT-omgeving, waarin veiligheid van persoonsgegevens gewaarborgd is (softwareleverancier).
Wanneer de verstrekking van persoonsgegevens aan derden is gebaseerd op een wettelijke verplichting is geen toestemming nodig van de betrokkene.
Wanneer de verstrekking van persoonsgegevens aan derden is gebaseerd op de overeenkomst ligt de toestemming voor het verstrekken van deze gegevens verankerd in de overeenkomst en is ook geen toestemming nodig van de betrokkene, wanneer dit past binnen de doelstelling van uw traject of dienstverband, of voortvloeit uit de contractverplichtingen met opdrachtgever.
In andere gevallen verstrekken wij gegevens alleen na schriftelijke toestemming van een betrokkene (zie 9.1, Overdraagbaarheid van gegevens).

9 | Rechten Betrokkene

9.1 | Rechten Betrokkene
De betrokkene heeft de volgende rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die IMpact van hem verwerkt:

Inzage. De betrokkene heeft recht op inzage en/of een afschrift van de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens.
Aanvulling en correctie. De betrokkene heeft het recht zijn persoonsgegevens te laten aanvullen, wanneer deze onvolledig zijn, of te laten corrigeren, wanneer deze onjuist of gewijzigd zijn. Uiteraard doet IMpact haar uiterste best alleen correcte en volledige gegevens te verwerken. Opdrachtgevers en betrokkenen dienen ons te informeren over wijzigingen in de persoonsgegevens.
Verwijdering. Wanneer betrokkene meent dat IMpact persoonsgegevens bewaart, die niet (langer) noodzakelijk zijn voor de doelstelling van zijn lopende traject of dienstverband (zie artikel 3), dan heeft hij het recht deze gegevens te laten verwijderen. IMpact zal dit doen, tenzij zij kan aantonen dat zij deze gegevens noodzakelijk dient te verwerken. Na afloop van het traject of dienstverband heeft betrokkene heeft het recht te vragen om verwijdering van zijn persoonsgegevens. Waar mogelijk, gezien de bewaartermijnen (zie artikel 10) en wettelijke voorschriften, zal IMpact aan dit verzoek voldoen.
Vergeten worden. Het openbaar maken van persoonsgegevens past in de regel niet binnen de doelstelling van het verwerken van persoonsgegevens van IMpact. Wanneer wij dit toch doen, meestal vanwege marketing-doeleinden, dan vragen wij altijd vooraf toestemming aan betrokkene. Betrokkene heeft altijd het recht deze toestemming in te trekken en te verzoeken alle openbaar gemaakte persoonsgegevens te laten wissen, zowel online als offline. IMpact doet een uiterste inspanning de persoonsgegevens niet alleen uit de eigen systemen te verwijderen, maar ook van online-platformen te laten wissen.
Beperking. Betrokkene kan de verwerking van zijn persoonsgegevens tijdelijk stil te laten leggen, wanneer:
- hij meent dat de data onjuist zijn;
- hij meent dat de data onrechtmatig gewist dreigen te worden;
- de data voor IMpact niet (langer) noodzakelijk zijn, maar betrokkene deze nodig heeft in verband met een rechtsvordering;
- hij bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking van de gegevens. Maakt u volgens de wet terecht gebruik van het recht op beperking, dan zal IMpact de gegevens tijdelijk onbeschikbaar maken voor verwerking. Het kan zijn dat wij deze beperking moeten melden bij een opdrachtgever.
- Verzet. In sommige gevallen heeft betrokkene het recht de verwerking van gegevens definitief te laten staken door IMpact wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op basis van algemeen belang,

Overdraagbaarheid van gegevens.
Betrokkene kan van IMpact vragen de persoonsgegevens die zij verwerkt schriftelijk over te dragen aan derden, wanneer deze gegevens zijn bewaard op grond van toestemming van de betrokkene, of zijn verwerkt op basis van een overeenkomst.
9.2 | Uitoefening van deze rechten

Mocht betrokkene gebruik wensen te maken van één van deze rechten dan kan hij daarvoor een aanvraag doen door het printen van het formulier Verzoek Gebruik Rechten Betrokkenen – op de laatste twee pagina’s van dit document, deze in te vullen en te mailen of te versturen naar de Functionaris Gegevensbescherming, die op pagina 1 van dit reglement vermeld is.
Dit verzoek kan alleen gedaan worden door de betrokkene zelf of zijn wettelijk vertegenwoordiger. Zo nodig dient u te kunnen aantonen dat u werkelijk de betrokkene of zijn wettelijk vertegenwoordiger bent.
IMpact voldoet aan het verzoek binnen één (1) maand na ontvangst van het verzoek. Bij complexe verzoeken kan IMpact deze periode met twee (2) maanden verlengen.
Sommige van deze rechten zullen alleen in bepaalde gevallen kunnen worden uitgeoefend. Als IMpact niet in staat is te voldoen aan een verzoek, dan zullen wij u daarover informeren.
Het is niet de bedoeling dat IMpact zijn dienstverlening aan de betrokkene of zijn dienstverband niet langer kan uitoefenen doordat de betrokkene gebruik maakt van zijn rechten. Wanneer dat toch dreigt te gebeuren, informeert IMpact hierover de betrokkene en zijn opdrachtgever.
Voor het gebruik maken van deze rechten brengt IMpact geen kosten in rekening, tenzij een betrokkene meer dan eens per kalenderjaar hetzelfde verzoek indient.

10 | Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
IMpact houdt zich bij het bewaren van persoonsgegevens aan de minimale en maximale termijnen die daaraan in wet- en regelgeving zijn vastgelegd.
Gegevens waaraan geen wettelijke minimale of maximale termijn is verbonden, worden zo snel mogelijk verwijderd na afloop van het traject of dienstverband. De bewaartermijn is hierbij vastgesteld op basis van doel en grondslag van de verwerking en bedraagt maximaal twee (2) jaar.
Waar mogelijk archiveert IMpact de persoonsgegevens binnen maximaal één (1) jaar na afsluiting van het dienstverband of traject bij IMpact. Hierna zijn deze alleen nog toegankelijk voor personen met administratieve en administrator toegangsrechten tot de gegevens.
Na afloop van de bewaartermijn verwijdert IMpact de persoonsgegevens.

11 | Klachten

Als een betrokkene van mening is dat zijn persoonsgegevens niet zorgvuldig worden bewaard, of wanneer hij meent dat dit privacyreglement onvoldoende wordt nageleefd, dan dient hij zich te richten tot IMpact.
Hij kan dat doen door contact op te nemen met de Functionaris Gegevensbescherming (zie pagina 1 van dit reglement).
Betrokkene kan ook een klacht indienen. In de Klachtenregeling van IMpact staat vermeld hoe dit in zijn werk gaat. De Klachtenregeling en het Klachtenformulier staan op de website van IMpact (www.impact.nl/pages/contact-download/download.php).
Wij gaan ervan uit dat een betrokkene zich met een klacht over de verwerking van zijn persoonsgegevens eerst tot IMpact richt. Hij heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy-toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

12 | Publicatie en Wijzigingen

12.1 | Publicatie van het Privacyreglement

IMpact publiceert het Privacyreglement op haar website.
IMpact stelt het privacyreglement ter beschikking aan een betrokkene bij start van zijn dienstverband of traject. In geval van UWV-jobcoaching stelt IMpact het regelent op dat moment ook ter beschikking aan de werkgever van de betrokkene.

12.2 | Wijzigingen

Dit privacyreglement is geen overeenkomst en IMpact kan deze aanpassen. Zodra wij wijzigingen aanbrengen wordt de versiedatum bijgewerkt.
Wij zullen betrokkenen op verschillende manieren informeren over wijzigingen, onder andere door het herziene Privacyreglement te publiceren op onze website, waarna dit direct in werking treedt.
Betrokkene dient deze verklaring van tijd tot tijd te raadplegen zodat hij op de hoogte is van de wijze waarop IMpact met zijn persoonsgegevens omgaat.

Cookies

Cookies
Wij gebruiken op onze website functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Wij gebruiken cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website te kunnen optimaliseren. Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/